Kedves Kolléga!

Gratulálunk a sikeres pályázatához!

Annak érdekében, hogy támogatott mobilitását elégedetten és jó élménnyel zárja, a szakmai és adminisztrációs előkészületek során kérjük, szíveskedjen az alábbiakat figyelembe venni.

Szakmai előkészületek:

• A kiutazó feladata, hogy egyeztessen a fogadó intézménnyel a szakmai programról és a mobilitás kezdő és záró dátumáról, időtartamáról.
• A nyelvi és szakmai képzésekre utazók is önállóan végzik a regisztrációt, és számlát kérnek, ha releváns.
• Oktatási célú mobilitás esetén kötelező az intézmények közötti kétoldalú szerződés megléte, ezt az Erasmus+ partnereink oldalon ellenőrizheti. Amennyiben nincs érvényes szerződés az Óbudai Egyetem és a fogadó partner között, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a kari Erasmus koordinátorral, aki a dékán által aláírt adatlappal továbbítja a kérést az intézményi Erasmus koordinátorhoz. Mindaddig nem köthető a mobilitásra támogatási szerződés, és nem kezdhető meg a mobilitási tevékenység, amíg a kétoldalú szerződés megkötéséről az intézményi koordinátor nem ad visszajelzést.

Adminisztráció

A mobilitás előtt

Támogatási szerződés megkötésének kezdeményezése:

A támogatási szerződés megkötését a mobility.uni-obuda.hu oldalon kezdeményezhetik 5-6 héttel a kiutazás előtt azok a pályázók, akik kiutazása támogatott státuszt kapott. A szerződéskötés kezdeményezése során a konkrét kiutazásra vonatkozó adatokat és tevékenységeket kell megadni – ez eltérhet a pályázat során megadott adatoktól, ez esetben a módosítást jóvá kell hagynia a szervezeti egység vezetőjének. A szerződéskötés előtt kérjük, gondosan olvassák át az aktuális Pályázati felhívást és annak mellékletét, az Alapelveket.

Tekintettel arra, hogy a 2023/2024. tavaszi félévben két projekt áll rendelkezésünkre a mobilitások finanszírozására (Erasmus+ projekt eurós támogatással és Nemzeti kiegészítő forrás Ft támogatással), a támogatási összeg euróban vagy forintban is utalható. Azok számára, akik eurózónába utaznak, elsődlegesen eurós utalást kezdeményezünk az eurós forrás rendelkezésre állásáig. Azok számára, akik eurózónán kívüli kiutazást terveznek, forintban utaljuk a támogatás összegét. Kérjük, a szerződéses adatok rögzítése előtt szíveskedjenek egyeztetni, hogy milyen devizanemben tudunk utalni, mert ennek megfelelően célszerű forint vagy euró alapú bankszámlaszámot megadni a támogatási szerződésben.

A szerződéses adatok megadása előtt kérjük, szíveskedjen egészségbiztosítást, felelősségbiztosítást és balesetbiztosítást kötni a mobilitási és az utazási időszakra. A biztosítás számát be kell írni a felületre, hogy a támogatási szerződésbe bekerülhessen.

A szerződéskötés lépésben megadott adatok alapján a kiutazáshoz szükséges alábbi dokumentumokat a mobility.uni-obuda.hu rendszer generálja:

• Pályázati űrlap
• Mobility Agreement
• Támogatási szerződés
• Certificate of Attendance

Támogatási szerződés: a rendszer generálja, ennek aláírt verzióját kell eljuttatni a NOI-ra:

• amennyiben hitelesített elektronikus aláírással rendelkezik, akkor az aláírt példányt kérjük feltölteni a pályázati rendszerbe;
• amennyiben nem rendelkezik hitelesített elektronikus aláírással, akkor két, eredeti, aláírt példányt kérünk megküldeni a NOI-ra (Bécsi út 122-124, Mediaworks épület)

A NOI által is aláírt támogatási szerződést feltöltjük a pályázati rendszerbe.

Kiküldetési kérvény és elszámolás: a szerződéskötés során kollégáink küldik e-mailben, kérjük, szíveskedjen kitölteni és az aláírt verziót belső postával eljuttatni a Nemzetközi Oktatási Irodának (NOI) (Bécsi út 122-124, Mediaworks épület).

ERASMUS+ ’Zöld utazáshoz’ kapcsolódó büntetőjogi nyilatkozat

Azok a kiutazók, akik fenntartható közlekedési móddal utaznak a fogadó intézményhez és onnan haza, emelt összegű útiköltség-támogatást kaphatnak. Fenntartható utazási módnak minősül minden utazás, ami nem repülővel és hajóval történik. Az emelt összegű útiköltség-támogatás igényléséhez az utazási módot is tartalmazó büntetőjogi nyilatkozat kitöltése, és az aláírt verzió feltöltése szükséges. Hazaérkezést követően kérjük a „zöld utazás” megvalósításának igazolását, pl.: vonatjegyet, buszjegyet, benzinszámlát, autópálya matrica számláját, feltölteni a pályázati felületre.

A dokumentumok benyújtásának határideje: a mobilitás kezdete előtt minimum 5 héttel.

Amennyiben a mobilitás képzésen való részvételre vonatkozik, amely nem ingyenes, és az előzetes egyeztetések alapján a NOI támogatja vagy finanszírozza ennek költségét, kérjük, a számlát szíveskedjen megküldeni a NOI részére. A számlának az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

Óbudai Egyetem / Obuda University
1034 Budapest, Bécsi út 96/b
VAT: 19308760-2-41
Registration fee (összeg EUR-ban)
Képzésen részt vevő neve

A regisztrációs vagy képzési díjat abban az esetben utalja az Egyetem a szervezőnek, ha a számla a képzés kezdete előtt legalább egy hónappal megérkezik Irodánkhoz.

A NOI ellenőrzi a megadott adatokat, jelzi a szükséges javításokat, ezzel egy időben a pályázati rendszerben lesznek elérhetők és generálhatók a dokumentumok. Csak a pályázati rendszer által generált dokumentumokat fogadjuk el.

A program szabályai szerint a támogatás kifizetésének a kiutazás előtt meg kell történnie, ezért kérjük a fenti határidők pontos betartását! A támogatási összeg a dokumentumok jóváhagyását követően, várhatóan 4 héten belül fog megérkezni a kiutazó számlájára.

A mobilitás időtartama alatt

Az Óbudai Egyetem promóciója a fogadó egyetemen:

Minden kiutazó feladata, hogy a fogadó intézményben népszerűsítse az Óbudai Egyetemet. Ehhez készítettünk egy angol nyelvű prezentációt, mely letölthető pdf formátumban vagy ppt formátumban. Kérjük, használjon ki minden alkalmat arra, hogy Egyetemünk képzéseit, nemzetközi projektjeit, szolgáltatásait minél több oktatóval, munkatárssal és diákkal megismertesse.

A Pannónia program promóciója a fogadó egyetemen:

Tekintettel arra, hogy a 2024/25. tanévben a nemzetközi mobilitási programok közül csak a Pannónia Ösztöndíjprogram lesz elérhető, amelyben a partneregyetemekkel külön szerződés megkötése szükséges, ezért Rektor úr kérése, hogy az Erasmus+ programban kiutazó munkatársak aktívan működjenek közre ezen szerződések létrehozásában. A Pannónia Ösztöndíjprogrammal kapcsolatos információk elérhetők a https://pannoniaosztondij.hu/ honlapon. A honlapon a program angol nyelvű ismertetője is megtalálható, ezt érdemes a fogadó partnerek felé kommunikálni. A hazatérés után kitöltendő szakmai beszámolónak része lesz a Pannónia ösztöndíjprogram ismertetése érdekében tett erőfeszítések kifejtése is: kérjük foglalja össze, hogy kivel (név, szervezeti egység, beosztás, e-mail cím) milyen eredménnyel sikerült tárgyalni.

Certificate of Attendance (a pályázati rendszer generálja):

A mobilitás megvalósítását a fogadó intézmény a Certificate of Attendance kiállításával igazolja, amelyet eredeti aláírással, papír alapon kérünk leadni. Elfogadjuk a fogadó intézmény által kiadott igazolást is, amennyiben az alábbi kötelező adatokat tartalmazza:

• mobilitás célja (oktatás/képzés),
• oktatás esetén az oktatott órák számának leigazolása
• mobilitás időtartama (2-5 nap, hétfő-péntek),
• fogadó partner hivatalos neve, címe, telefonszáma, honlapja, telefonszáma,
• fogadó fél aláírása, olvasható neve, titulusa, aláírás helye, dátuma, hivatalos pecsét.

Fontos, hogy a Támogatási szerződésben szereplő cél, fogadóhely és mobilitási időszak szerepeljen az igazolásban, egyéb esetben visszafizetési kötelezettség állhat fenn.

Hazatérés után

A mobilitás lezárása

A mobilitás lezárásához a hazatérést követő 5 munkanapon belül az alábbi dokumentumokat kérjük megküldeni a NOI részére és feltölteni a pályázati felületre:

Certificate of Attendance – a mobilitási tevékenység megvalósításának igazolása (eredeti, papír alapon aláírt jelenlétet igazoló tanúsítvány);

Mobility Agreement (mindhárom fél által aláírt verzió), ha korábban még nem került megküldésre;

EU Survey: az Erasmus+ kiutazások kötelező dokumentuma, a mobilitás megvalósításáról szóló beszámoló. A kiutazók e-mail címére küld a rendszer egy linket, azon kell belépni a felületre és kitölteni a kérdőívet. Kérjük, kitöltést követően mentse el a pdf verziót és töltse ezt fel a pályázati felületre.

Kiküldetési elszámolás: saját és egységvezető által is aláírt eredeti verzió, papír alapon – a pályázat leadásakor kitöltött Kiküldetési kérvény második lapfüle;

Az oktatás/képzés helyszínén készült fotókat kérünk feltölteni a pályázati felületre, amelyeken beazonosítható a fogadó intézmény és a megvalósított tevékenység. A feltöltött fotókat disszeminációs célra felhasználjuk. Szakmai beszámoló az oktatásról – Kérjük, hogy a beszámolót töltse ki a pályázati felületen. A kérdések megválaszolásával a további oktatói és tanulmányi kiutazásokat tudjuk segíteni. Köszönjük közreműködését!

Szakmai beszámoló a képzésről: Kérjük, hogy a beszámolót töltse ki a pályázati felületen. A kérdések megválaszolásával a további oktatói és tanulmányi kiutazásokat tudjuk segíteni. Köszönjük közreműködését!

Disszemináció:
A mobilitási programok résztvevőitől elvárjuk, hogy a mobilitás alatt megszerzett tapasztalatokat és tudást osszák meg az egyetemi közösséggel, kollégáikkal és a munkatársakkal, valamint aktívan vegyenek részt a programok népszerűsítésében, különösen a hallgatók körében. Előre is köszönjük közreműködésüket!

A mobilitási programok promóciója a hallgatók számára:

A pályázati regisztrációkor minden kiutazónak vállalnia kellett, hogy az Erasmus+ program lehetőségeit a diákjaink körében népszerűsíti. Kérjük, röviden számoljon be erről a pályázati felületen.

Köszönjük közreműködését!