Általános mobilitási kérdések

FOGADÓ SZERVEZETTEL VALÓ KAPCSOLATFELVÉTEL / MOBILITY AGREEMENT

Pályázhatok-e programországokon kívüli oktatási mobilitásra (nemzetközi kreditmobilitásra)?

• Igen, akár a KA131-es pályázat keretében, de a forrás szűkössége és a jelentősen magasabb költségek miatt rektori döntés alapján történik a támogatás odaítélése.
• Igen, ha a KA171-es pályázat keretében kapcsolattartó a külföldi intézménnyel és közreműködött az intézményi pályázat elkészítésében.
• Igen, ha a KA171-ben a pályázatot nyert kapcsolattartó oktató támogatja a kiutazást. A kapcsolattartóról a KA171 programkoordinátornál lehet érdeklődni.

Pályázhatok konferenciára?

• Nem, az ERASMUS+ programban konferencián való részvétel nem támogatható.

Mikortól vehetem fel a kapcsolatot a fogadó egyetemmel/szervezettel?

• A fogadó szervezettel a kapcsolatot csak pozitív kiértesítés után lehet felvenni.

Ki veszi fel a kapcsolatot a fogadó egyetemmel/szervezettel? / Ki intézi az oktatás/képzés szervezését?

• A fogadó egyetemmel a kapcsolatot és az egyeztetést a kiutazó végzi.

Mi az a Staff Week program?

• Számos egyetem szervez olyan egy hetes programot, ahol egyes tématerületeket kiemelve előadásokat, workshopokat szerveznek. Kiváló alkalom ez a jó gyakorlatok megismerésére, valamint további kapcsolatok építésére.

Csak partner intézményhez lehet menni képzési célú mobilitásra?

• Nem, de azzal számolni kell, hogy felsőoktatási intézmények esetében a partnerintézmények munkatársai mindig előnyt élveznek a többi érdeklődővel szemben. De ez ne riasszon el senkit.
• Nem, képzést kínáló egyéb intézményekbe is lehet pályázni, pl. nyelv- vagy egyéb szakmai tanfolyamokra.

Milyen napokra kérhető fogadólevél / Mobility Agreement?

• A fogadólevélben vagy a Mobility Agreement-ben a szakmai program időtartamát kell feltüntetni. Mivel a támogatható időtartam legfeljebb 5 munkanap, ezért 5 nap, jellemzően hétfőtől péntekig terjedő időszak szerepeljen minden dokumentumban.

Mi a Mobility Agreement aláíratásának menete?

1. A Mobility Agreementet is generálja a pályázati felület (www.mobility.uni-obuda.hu) word dokumentumban. Ezt kérjük, hogy nézzék át, szükség esetén egészítsék ki, hogy minden kérdésnél szerepeljen válasz.
2. Aláírás után küldjék be hozzánk aláírásra a Nemzetközi Oktatási Irodába a többi dokumentummal együtt, illetve töltsék fel a pályázati felületre is.
3. A NOI irodavezetője által aláírt verziót a NOI koordinátora feltölti a pályázati felületre, ahonnan letölthető és aláíratható a fogadó féllel.
4. A fogadó partner által is aláírt verziót (hazatérést követően) kérjük feltölteni a záró dokumentumokkal együtt.

Mit jelent a Mobility Agreement-ben szereplő “virtual training activity”?

• A “virtual training activity” azt jelenti, hogy az oktatás /képzés nem fizikai mobilitásként, az adott fogadóintézményben történik külföldön, hanem online módon, utazás nélkül otthonról vagy irodából képernyőn keresztül, de erre sajnos nem jár ösztöndíj. Ha fizikai mobilitás történik, vagyis elutazunk az adott helyszínre, akkor ezt a részt kérjük kihúzni.

A Mobility Agreement-et hol írja alá a fogadó partner?

• “The receiving institution” résznél írja alá. Kérjük, olvasható név, aláírás, dátum, pecsét szerepeljen a dokumentumon.

Mi a kódja az oktatás szintjének?

• ISCED-6 = First cycle / BSc/ Bachelor’s or equivalent level (EQF-6)
• ISCED-7 = Second cycle /MSc /Master’s or equivalent level (EQF-7)
• ISCED-8 = Third cycle / PhD/ Doctoral or equivalent level (EQF-8)

Mi az ISCED kód és hol találom, hova kell beírnom?

• Oktatói mobilitás esetén a Pályázati űrlapon és a Mobility Agreement-ben is meg kell adni a szakterület kódját (ISCED kód). Ez egy négy számjegyből álló kód képzési terület szerint.

ADMINISZTRÁCIÓS KÉRDÉSEK

Ha több vezeték/keresztnévvel is rendelkezem melyiket kell használnom az összes leadott dokumentumnál?

• A személyi igazolványban lévő leírt teljes hivatalos nevet kell használni minden iraton azonosan.

BIZTOSÍTÁS

A mobilitáshoz a Támogatási szerződés megkötéséhez milyen biztosítást fogadnak el és milyen igazolás kell róla?

• A Támogatási szerződés szerint az biztosításnak tartalmaznia kell egészségbiztosítást, felelősségbiztosítást és balesetbiztosítást is a mobilitás és az utazási időszak teljes idejére az adott utazási célországba.
• A pályázati felületen a szerződéses adatok megadásakor be kell írni a biztosítótársaság nevét és a kötvény számát, ezért a folyamat indítása előtt szükséges az utasbiztosítás megkötése.
• A biztosítási kötvény másolatát szíveskedjenek feltölteni a pályázati felületre.

Felelősségbiztosítás is kell a Támogatási szerződés megkötéséhez?

• Igen: egészség-, baleset- és felelősségbiztosítás megléte szükséges az ERASMUS+ támogatáshoz, ennek a mobilitás teljes idejére kell érvényesnek lennie.

A bankkártyához kötött biztosítás elfogadható-e?

• Amennyiben tartalmaz egészség-, baleset- és felelősségbiztosítást is, akkor elfogadható. Az erről szóló igazolást kérjük feltölteni a pályázati felületre.

EU Egészségbiztosítási kártya: mit fedez és elfogadható biztosításként?

Az Európai biztosítási kártya egy olyan ingyenes kártya, amelynek révén ideiglenes tartózkodása során Ön az Európai Unió bármelyik tagállamában, valamint Izlandon, Liechtensteinben, Norvégiában és Svájcban igénybe veheti a sürgősségi ellátást ugyanolyan feltételekkel, mint az adott országban biztosítással rendelkező személyek. A fedezett ellátások körébe tartoznak például a balesettel, krónikus és egyéb fennálló betegségekkel, illetve a terhességgel és szüléssel összefüggő ellátások. Az Európai Egészségbiztosítási Kártya:

• nem helyettesíti az utazásbiztosítást. Nem jogosít magánfinanszírozású egészségügyi ellátás igénybevételére, és segítségével nem fedezhetők az olyan költségek, mint pl. visszaútra szóló repülőjegy, vagy az ellopott/elveszített vagyontárgyak értéke;
• nem fedezi az Ön költségeit, ha kifejezetten olyan céllal utazik, hogy orvosi kezelést vegyen igénybe;
• nem garantál ingyenes szolgáltatásokat. Miután az egyes országok egészségügyi rendszere más és más, ezért előfordulhat, hogy azokért a szolgáltatásokért, amelyek itthon ingyenesek, egy másik országban fizetni kell.

Az EU egészségbiztosítási kártya nem tartalmaz felelősségbiztosítást, ezért kiegészítő biztosítás megkötése szükséges.

Melyek azok a biztosítások, amiket már elfogadtak ERASMUS+ támogatáshoz?

• Aegon világlátó utasbiztosítás Ezüst/Arany/Platina
• Allianz útitárs biztosítás platina
• CHERRISK utasbiztosítás – Európa
• Groupama biztosítónál GB661 JELŰ GARANCIA biztosításból a Prémium és a komfort csomag
• K&H Általános utasbiztosítás emelt csomag
• MAPFRE Asistencia Utasbiztosítás (repülős utak biztosítási szolgáltatásai) Standard-RE, Lux-RE, Superior-RE
• UNION VIENNA INSURANCE GROUP EURÓPA PREMIUM

SZERVEZÉSI KÉRDÉSEK

Mikortól vehetem fel a kapcsolatot a fogadó egyetemmel/szervezettel?

• A fogadó szervezettel a kapcsolatot csak pozitív kiértesítés után lehet felvenni.

Ki veszi fel a kapcsolatot a fogadó egyetemmel/szervezettel? / Ki intézi az oktatás/képzés szervezését?

• A fogadó egyetemmel a kapcsolatot és az egyeztetést a szakmai programról a kiutazó végzi.

Ki intézi az utazást?

• Pozitív elbírálás után a fogadószervezettel egyeztetett mobilitási időszak szerint a pályázó maga szervezi a kiutazását (nem tartozik közbeszerzés hatálya alá).
• Az Erasmus+ program többlettámogatást biztosít azokhoz a kiutazásokhoz, melyek nem repülővel valósulnak meg, lásd: „Zöld Erasmus+”. A fenntartható közlekedési eszközöket használók magasabb útiköltség-támogatással számolhatnak. Ez esetben kérjük a vonatjegyet, buszjegyet megőrizni és a mobilitás záró dokumentumaival együtt feltölteni a mobilitási felületre (www.mobility.uni-obuda.hu). Autóval történő kiutazás akkor tekinthető fenntarthatónak, ha legalább 2 fő együtt utazik. Ez esetben a tankolási számlákat, az autópályadíj számláját kérjük megőrizni és a mobilitás záró dokumentumaival feltölteni.

Ki intézi a szállást?

• A szállást maga a kiutazó szervezi pozitív kiértesítés után. A szállásköltségről nem kell számlát leadni, nem tartozik a közbeszerzés hatálya alá. Az elszámolás alapja a fogadószervezet által kiadott igazolás.

PÉNZÜGYI KÉRDÉSEK

Miből áll az ERASMUS+ ösztöndíj?

• A támogatás a mobilitás időtartamára számított ösztöndíjból és útiköltség támogatásból áll. A konkrét összegeket a Pályázati felhívás tartalmazza.

Hogyan számolják az utazási támogatást? Hogy jön ki a km távolság?

• Az útiköltség-támogatás összegének meghatározása a Pályázati felhívásban jelzett távolsági kategóriák alapján történik. A küldő és a fogadó intézmény közötti távolság meghatározása a Distance calculator használatával történik. A távolságot az Óbudai Egyetem központjától, Budapesttől, Székesfehérvárról történő kiutazás esetén Székesfehérvártól kell számolnunk a fogadószervezet városáig, légvonalban. Az útiköltség-támogatás a kiutazás, a hazautazás és a helyi közlekedés költségeihez járul hozzá.
• Az utazási költségekről nem kell számlát leadni, és nem tartozik a közbeszerzés alá sem. Az ösztöndíj és az útiköltség elszámolásának alapja a fogadószervezet által kiadott igazolás.

Az Erasmus+ támogatás utalása euróban történik?

A 2024. tavaszi félévben két projektből finanszírozzuk az Erasmus+ kiutazásokat: az egyik euró alapú, a másik forint alapú. Elsődlegesen az eurós forrást költjük, ha ez elfogyott, akkor kezdjük el a forintos forrás felhasználását. A kiutazók látni fogják, hogy a támogatási összeg milyen devizanemben szerepel a pályázati rendszerben, annak megfelelő bankszámlaszám megadását kérjük. Az eurós támogatások esetében az utalás is euróban történik, így javasolt euró alapú számlát megadni, hogy az árfolyamingadozásból származó veszteséget elkerüljük. Akinek csak forintszámlája van, az a jóváírás napján érvényes árfolyam alapján, forintban kapja meg a támogatási összeget. A forintos utalásokat is tudjuk indítani forintos van euró alapú bankszámlára, eurószámla esetén az adott napon érvényes árfolyamon átszámolva, euróban kerül az összeg a bankszámlára.

Mi az az IBAN kódos bankszámlaszám?

• Az IBAN szám rövidítés jelentése International Bank Account Number (nemzetközi bankszámlaszám), amely egy betűkből és számokból álló, nemzetközileg egységesített számsort takar. A nemzetközi bankszámlaszám maximum 34 karakter hosszúságú lehet, különböző kódokat és ellenőrző számokat tartalmaz.
• IBAN szám minden bankszámlához tartozik, amelyet könnyen ellenőrizhetünk a netbankban vagy a bankszámlakivonaton.
• A magyar bankoknál az IBAN kódos bankszámlaszám felépítése: HUXX-XXXXXXXX-XXXXXXXX-XXXXXXXX (HU és két számjegy, utána a 3×8 számjegyű bankszámlaszám)
• Euró alapú utalás csak IBAN kódos bankszámlaszámra kezdeményezhető (akkor is, ha forint alapú a számla).

A Kiküldetési kérvényt hány helyen szükséges aláírni?

• Az elektronikusan megküldött és jóváhagyott kérvényt csak a kiutazó aláírásánál kell aláírni, majd az eredeti példányt a Támogatási szerződéssel együtt meg kell küldeni a NOI-nak.

Mikor érkezik a számlámra az ERASMUS+ ösztöndíj összege?

A jóváhagyási és az utalási folyamat a teljes, hibátlan pályázati és kiutazási dokumentáció leadásától számítva várhatóan 4 hetet vesz igénybe. Annak érdekében, hogy az ösztöndíj még kiutazás előtt a számlájára érkezzen, kérjük, hogy kiutazás előtt 5-6 héttel adja le a pályázati és kiutazási dokumentumokat. A jóváhagyási és utalási folyamat:

1. A NOI-hoz leadott teljes/hibátlan dokumentációt ellenőrzést követően 1-2 munkanapon belül továbbítjuk a Gazdasági Főosztályra;
2. A Gazdasági Főosztályon 5 munkanapon belül a támogatási összeg fedezetigazolásra kerül;
3. Rektor úr engedélyezi a kifizetést 5 munkanapon belül;
4. A Gazdasági Főosztályon 5 munkanapon belül megtörténik a kiutazó számlájára történő utalás. A számlára való megérkezés az utalástól számított 2-7 munkanap.

Hogyan történik a regisztrációs díj kifizetése?

• Mindenképp előzetes egyeztetés szükséges a NOI-val, hogy az adott projekt keretéből lehetséges-e támogatni vagy finanszírozni a képzés vagy/és regisztráció költségét. Szállás, étkezési díj vagy kirándulás nem lehet a számlában. Amennyiben a számlán szerepel szállásköltség vagy étkezési költség, azt a részösszeget levonjuk a teljes összegből (ezeket a költségeket az Erasmus+ ösztöndíj fedezi).
• Ha a regisztrációs díj támogatható és átutalással fizethető, illetve 30 napnál hosszabb a fizetési határidő, akkor számlát kell kérni a fogadó intézménytől. A számlán az alábbiaknak kell szerepelnie:

Óbudai Egyetem /Óbuda University
1034 Budapest, Bécsi út 96/b
VAT: 19308760-2-41
Registration/Training fee (összeg EUR-ban)
Képzésen részt vevő neve.

• A számlát kérjük elküldeni a NOI-ba, ahol intézkednek az átutalásról.

ELSZÁMOLÁS

A Kiküldetési elszámolást hány helyen szükséges aláírni?

• A Kiküldetési elszámolást a kiutazó aláírásánál szükséges aláírni, majd a saját egységvezető aláírása után – aki igazolja a kiküldetés elvégzését – kérjük leadni a teljes elszámolással a NOI-ba.

Kell-e számla a mobilitásról?

• Számlákkal nem kell igazolni a mobilitást, kivéve zöld utazás esetén. A mobilitást az adott szervezet fogja leigazolni a Certificate of Attendance kiállításával, amely igazolja, hogy a Támogatási szerződésben rögzített mobilitás megvalósult az adott szervezetnél.

Mit kell tartalmazzon a partneregyetemről/ képzőtől kapott igazolás az elszámoláshoz?

• Az oktatásról/képzésről szükséges egy igazolás, ami a Támogatási szerződésben szereplő mobilitás megvalósulását igazolja (Certificate of Attendance).  Az igazolásban a Támogatási szerződésben lévő időszak, a mobilitás célja, és a fogadó intézmény szerepelhet. Oktatás esetén a minimum oktatási órák száma 8 óra.

Mi történik, ha a Támogatási szerződésben lévő időszaknál rövidebb vagy hosszabb a leigazolt időszak?

• A Támogatási szerződésben szereplő támogatott napok számánál hosszabb időszak leigazolása lehetséges. Kiegészítés vagy plusz támogatás utólag nem kérhető.
• A Támogatási szerződésben szereplő támogatott napok számánál rövidebb időszak leigazolása esetén részarányos visszafizetési kötelezettség áll fenn az ösztöndíj összegéből.
• Mivel a mobilitás minimális időtartama 2 nap, így ha az igazolásban 1 nap szerepel, akkor a teljes ösztöndíj visszafizetésére kötelezett a támogatott (Erasmus+ mobilitásként nem elszámolható).
• Oktatói mobilitás esetén a minimális oktatási órák száma 8 óra, amennyiben ennél kevesebb szerepel az igazolásban, akkor a teljes ösztöndíj visszafizetésére kötelezett a támogatott (Erasmus+ mobilitásként nem elszámolható).